Een goede factuur vraagt aandacht

  • Redactie
  • 364

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Als de facturen niet aan deze wettelijke eisen voldoen, is het mogelijk dat je opdrachtgever geen recht heeft op aftrek van BTW.


Categorie: Nieuws

Vermeld op je factuur in elk geval:

  • het eigen BTW-identificatienummer
  • het factuurnummer
  • de factuurdatum
  • naam en adres
  • naam en het adres van de afnemer
  • de datum van de levering of de dienst
  • de hoeveelheid en soort geleverde goederen
  • de omvang en de soort geleverde diensten
  • het BTW-bedrag
     

Hieronder volgen acht praktische tips bij het opstellen van een factuur.

Tip 1. Zorg dat het totaal te betalen bedrag duidelijk is
In de eerste plaats moet het totaalbedrag van de factuur in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veelvoorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt. Vermeld dus duidelijk het totaalbedrag inclusief BTW, bijvoorbeeld vet gedrukt.

Tip 2. Vermeld de vervaldatum voluit
Vermeld de exacte datum waarop het door de debiteur verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Vaak staat er onder aan een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’. Vermeld in plaats daarvan de vervaldatum voluit, dus ‘betalen vóór 24 maart 2006’. Zo kan er ook geen discussie ontstaan of de betalingstermijn van veertien dagen ingaat na verzending van de factuur of na ontvangst van de factuur.

Tip 3. Zorg voor een duidelijke en herkenbare vormgeving
Zorg voor een duidelijke vormgeving van de factuur met een herkenbaar logo van je bedrijf. Je kunt gebruikmaken van de standaard lay-out die je boekhoudpakket biedt. Print facturen op het briefpapier van het bedrijf, bij voorkeur met voorgedrukt de adresgegevens en bankrekening- en BTW-nummer.

Tip 4. Leg de relatie met voorafgaande offertes/overeenkomsten
Je factuur moet duidelijk aansluiten bij eerder uitgebrachte offertes en overeenkomsten. Verwijs naar die offertes en overeenkomsten. Houd het niet bij standaardzinnen als ‘conform afspraak’ zonder verdere verklaring. Vermeld ook de offertedatum en eventueel het referentienummer van de offerte.

Tip 5. Gebruik geen coderingen zonder die te omschrijven
Misschien werk je met productcodes. Voor je eigen administratie voldoet dat uitstekend, maar bij de opdrachtgever kan het gebruik van codes alleen maar vragen oproepen. Wanneer niet direct duidelijk is welk bedrag voor welke dienst of product moet worden betaald, groeit de tegenzin van om te betalen. Geef daarom een uitgebreide omschrijving van het geleverde op de factuur. Wanneer slechts artikelnummers of vaktermen kunnen worden vermeld, voeg dan een bijlage toe met een heldere omschrijving. Een vuistregel is: ‘gebruik geen codering zonder die te omschrijven’.

Tip 6. Specificeer kostenposten
Ook voor de kostenposten geldt dat het voor zowel jezelf als voor de opdrachtgever duidelijk moet zijn waarvoor wordt betaald. Omschrijf duidelijk de hoeveelheid of omvang van de geleverde goederen of diensten. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en een exacte omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis en vertraging. Voeg deze specificatie eventueel als een extra bijlage toe.

Tip 7. Factureer tijdig en frequent
En last but not least: wacht niet met het versturen van de factuur. Zodra het product of de dienst is geleverd, ontstaat er recht op geld en zou er eigenlijk direct betaald moeten worden. Een vuistregel is dat een rekening binnen een week de deur uit moet zijn. Wacht een bedrijf met het versturen van de factuur drie of vier weken, dan denkt de klant: ‘Oh, dan kan ik ook nog wel een paar weken wachten met betalen’.

Tip 8. Overweeg het versturen van digitale facturen
Je mag voortaan ook digitale facturen sturen. Dat scheelt tijd, postzegels en een hoop gedoe. Een Word-document of PDF volstaat al.


Redactie

Redactie, Myler