Projectleider DMS/RMA

Opdracht status
Deze opdracht is gesloten

Voor de VU zijn we op zoek naar een Projectleider DMS/RMA

Opdrachtomschrijving

Als IT projectmanager een bijdrage leveren aan het project DMS/RMA
Als IT projectleider schakel je met de business projectleider en ben je binnen het projectteam HET aanspreekpunt en de eindverantwoordelijke binnen het project voor alle IT gerelateerde aspecten.
Het project heeft als doel de implementatie van VU-breed inzetbare IT-voorzieningen voor document- en recordmanagement, zoals vastgelegd in de domeinarchitectuur document- en recordmanagement. Realisatie wordt hier breed opgevat en omvat zowel de technische implementatie als de ingebruikname van de voorzieningen door de proceseigenaren. Als het project voltooid is (gepland uiterlijk medio 2020), is de VU in staat op een transparante, gebruiksvriendelijke, kostenefficiënte en toekomstbestendige manier digitale documenten en records te metadateren, vast te leggen, te vinden en te raadplegen. De werknaam van de toepassing is VUbase.
VUbase raakt aan een groot deel van de (besturende, primaire én ondersteunende) processen en IT-systemen van de VU. Omdat deze doelstelling te groot is om in één keer te realiseren worden de doelen gerealiseerd in stappen met specifieke doelstellingen:

Stap 1:
De technische implementatie (incl. bijbehorende organisatorische aspecten) van VUbase, het realiseren van de basisfunctionaliteiten: een generieke documentstore met archieffunctie voor het beheer van records, gekoppeld aan postverwerking. De tijdens de aanbesteding geselecteerde oplossing wordt geleverd door Circle software BV. VUbase gaat werken op het nog door de VU op te leveren platform Office 365, de testomgeving in Office 365 is inmiddels beschikbaar, inrichting zal plaats vinden in samenwerking met het projectteam van Circle software BV.
Stap 2:
Het aansluiten van de bedrijfsprocessen. Dit valt uiteen in drie stappen die aan elkaar relateren.
Stap 2a:
Het aansluiten van de meest urgente processen:
 Verwerking van digitale en fysieke poststromen
 De ondersteuning van vergaderingen cq. besluitvorming.
 Veilige opslag, versiebeheer en gezamenlijke bewerkingsfaciliteit van interne gegevensbestanden en documenten.
 Inrichten van de eerste opzet om te komen tot dossiervorming.
Stap 2b:
Het uitbouwen van de content in de generieke documentstore en archieffunctie door het cyclisch aansluiten van registraties van records en documenten. Hiervoor is het niet alleen nodig om bestaande documenten en records over te hevelen (en netwerkschijven uit te faseren), maar ook om aansluiting te zoeken met bestaande processen en systemen waarin documenten en records ontstaan.
Stap 2c:
Het uitbouwen functionaliteit voor eindgebruikers met betrekking tot het aansluiten van de processen. Het gaat hier om functionaliteiten die verder gaan dan de basis functionaliteiten en die specifieke processen optimaal moeten ondersteunen.

Functie eisen

Kennis van en ervaring met DMS/RMA-projecten en –omgevingen.
2. Kennis van en ervaring met toepassingen die werken met SharePoint in een Office365 omgeving (pré).
3. Ervaring met het leiden van projecten;
4. Ervaring met veranderingsmanagement;
5. Ervaring met de implementatie van geselecteerde toepassingen;
6. Ervaring met het instappen in een lopend project;
7. In staat zijn om in een complexe omgeving te opereren;
8. Beheerst aantoonbaar Prince2 projectmanagement methodiek; 9. Kan snel schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau;
10. Heeft een resultaatgerichte en proactieve instelling, neemt verantwoordelijkheid en kan goed organiseren;

Soft skills
Je legt verantwoording af vanuit IT voor het project aan de stuurgroep via de IT Senior Supplier. Je bent zowel een conceptueel denker als een hands on manager en in staat om het gehele traject van de planontwikkeling en (mogelijk) implementatie voor je rekening te nemen. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en kan goed
omgaan met diverse belanghebbenden. Je bent gewend aan om te gaan met de verschillende belanghebbenden in de organisatie en kan omgaan met weerstanden.
- Planmatig en gestructureerd.
- Zelfstandigheid
- Senioriteit
- Doeltreffend / resultaat gericht
- Organisatiesensitiviteit
- Kunnen creëren van draagvlak
- Communicatief goed onderlegd
- Escaleren indien nodig
- Balans tussen klantgerichtheid en inhoudelijke professionaliteit
 

Let op: Na 12 maanden inzet gaat het tarief met 10% naar beneden

reacties

  • Document Management System (DMS)
  • Projectleider
  • PRINCE2 Foundation
  • Microsoft Sharepoint
  • Office 365

Vrije Universiteit Amsterdam

De VU is een maatschappelijk betrokken onderzoeksuniversiteit, in Amsterdam, in het hart van het internationale zakencentrum de Zuidas.

Vergelijkbare opdrachten

  • AVG Gecertificeerde Tester

    Gepubliceerd op:
    Locatie:
    Utrecht, Nederland

    Voor onze klant de Defensie zijn wij op zoek naar een AVG Gecertificeerde Tester. Inzetten bij Defensie zijn doorgaans voor langere tijd (1 tot maximaal 4 ja...

    Reacties:
    0 reacties
    • AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
    • Tester
    • TFS (Microsoft Team foundation Server)
    • Human Resource Management (HRM)
    • CRM
    • JIRA
    • Document Management System (DMS)
    • Agile