Projectsecretaris Nationale Dialoog

Opdracht status
Deze opdracht is gesloten

Voor het project Nationale Dialoog zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris.

Inleiding

ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT.  Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

Naar aanleiding van de kabinetsreactie op de rapporten van het Rathenau Instituut “Opwaarderen. Borgen van publieke waarden in de digitale samenleving” en “Mensenrechten in het robottijdperk”   is het project “Maatschappelijke Dialoog Publieke waarden en nieuwe Technologieën” (MDPT) opgestart. In zijn reactie onderschreef het kabinet de door het Rathenau Instituut geïdentificeerde behoefte aan een brede maatschappelijke dialoog over de positieve en negatieve effecten van nieuwe technologieën op belangrijke publieke waarden en mensenrechten . Het project MDPT heeft tot doel om burgers en andere stakeholders bewuster te maken van de effecten van nieuwe technologieën en om hun begrip daarover te vergroten. Binnen dit project worden o.a. allerlei instrumenten (zoals debatten, werkconferenties en focusgroepen) ingezet om bewustwording en begrip te stimuleren.

Van belang

Het project de Maatschappelijke Dialoog wordt getrokken door een klein betrokken team. In dat team vangen we elkaar op en soms nemen we werkzaamheden van elkaar over. De gezamenlijke betrokkenheid en gevoel van verantwoording is van groot belang om dit project te laten slagen. De werkzaamheden hieronder zijn dan ook een uitgangspunt. In de praktijk zou de nadruk op andere onderdelen kunnen liggen.

Werkzaamheden

Ondersteuning van de projectorganisatie door middel van organisatorische en adviserende werkzaamheden. De projectsecretaris functioneert als de rechterhand van de projectmanager en kan de trekker zijn van een of meerdere (kleine) onderliggende projecten.

Specifieke onderdelen daarin zijn:

  1. Het bewaken van de dagelijkse voortgang en het zelfstandig in samenhang uitzetten en uitvoeren van acties aan de hand van een opgestelde planning en actie- besluitenlijsten. Het daarvoor aanspreken (rappelleren) van de verantwoordelijke en/ of terugkoppelen aan de projectmanager.
  2. Het zelfstandig en in samenhang plannen, organiseren, inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van diverse overleggen met het team, de opdrachtgever, de stuurgroep en andere gremia
  3. Het regelen/verzorgen van de facilitaire dienstverlening, zoals catering rondom vergaderingen en overige bijeenkomsten. Maar ook eventuele specifieke (post) verzendingen.
  4. Interne- en externe contactpersoon m.b.t. het verkrijgen, uitwisselen en overdragen van informatie en het beheren van contacten.
  5. Het opstellen van voortgangsrapportages, door het verzamelen, selecteren, integreren en analyseren van informatie, het leggen van verbanden. Het opstellen van een concept en het leveren van tekstvoorstellen.
  6. Het verzamelen en registreren van documenten, het voeren van versiebeheer en het opnemen en archiveren in een toegankelijk dossier
  7. Het organiseren en fungeren als aanspreekpunt voor de dialogen of bijzondere bijeenkomsten, seminars en/of conferenties t.b.v. het project
  8. Het doen van inkopen en het voeren van het financieel- en contractbeheer van het project en het bewaken van- en adviseren over de uitputting van budgetten en de looptijden van contracten

Functie eisen

Speelruimte

In het project legt de projectsecretaris op basis van eigen inzicht verantwoording af aan projectmanager over het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de Dialoog. Hij of zij heeft de vrijheid om na analyse van de problematiek oplossingen en alternatieven aan te dragen, door te voeren en af te stemmen op gewijzigde omstandigheden. Het is een functie met veel vrijheid en eigen speelruimte.

Plannen en organiseren

  • Stelt meetbare, haalbare en duidelijke doelen op voor het eigen deelproject en stemt deze af met de projectmanager
  • Komt afspraken na, stelt prioriteiten en haalt deadline
  • Onderneemt acties om gestelde doelen te halen

Voortgangscontrole

  • Stelt doelen en realiseert randvoorwaarden om gewenste doelen/resultaten te kunnen leveren in afstemming met projectleider
  • Komt met een plan van aanpak om doelen te bereiken
  • Maakt realistische inschattingen ten aanzien van benodigde tijd, capaciteit en middelen
  • Stemt eigen planning af met de projectleider

Hij of zij is innovatief

  • Zorgt ervoor dat de benodigde informatie actueel en toegankelijk is voor een ieder
  • Bedenkt niet alledaagse oplossingen voor een vraagstuk
  • Integreert nieuwe kennis in bestaande kennis en past deze toe
  • Leert van eigen ervaringen en fouten

Klantgerichtheid

  • Achterhaalt de kern van de opdracht of het probleem en vraagt zo nodig door
  • Formuleert verschillende oplossingsmogelijkheden en legt deze voor aan projectleider

Analyseren

  • Signaleert ontbrekende informatie en zet informatievragen uit bij collega’s

Tot slot beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Algemene eisen (knock-out):

  • Per direct beschikbaar
  • Afgeronde HBO-opleiding
  • PMO-Certificering, Prince2, P3O, MSO of gelijkwaardig
  • Minimaal 5 jaar ervaring met projectmatig werken in overheidsorganisaties
  • Minimaal 5 jaar recente werkervaring als Projectsecretaris
  • Minimaal beschikbaar voor minimaal 32 uur per week

Wensen:

  • Recente werkervaring in de rol van projectsecretaris (5 jaar is vereist)
  • Aantoonbare ervaring met het zelfstandig plannen en organiseren van diverse bijeenkomsten
  • Aantoonbare ervaring met het opstellen en bewaken van de voortgang- en realisatieplanning
  • Aantoonbare ervaring in het werken met Timetell en Synergy (Exact)

  • Projectsecretaris
  • Project Management Ondersteuning (PMO)
  • Project ondersteuner

ICTU

Wil jij bijdragen aan een betere digitale overheid en helpen met het oplossen van maatschappelijke vraagstukken? Dan zoeken wij jou voor onze opdrachtgever ICTU!

Bij ICTU werk je in een innovatieve, creatieve en technologische omgeving en realiseer je kwalitatief hoogwaardige digitale dienstverlening. Een bekend voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van DigiD. Om te kunnen blijven innoveren en werken aan oplossingen voor deze actuele complexe maatschappelijke vraagstukken heeft ICTU een grote flexibele schil.

Bezit jij de juiste expertise voor de veelal strategische en schaarse profielen? Meld je dan nu aan!